Dans le coin RH d’une entreprise informatique de taille moyenne du centre-ville de Toronto, une petite femme en blazer bordeaux est assise dans un petit bureau. Elle garde une tasse de thé à proximité pendant qu’elle travaille sur son ordinateur portable. Elle l’attrape de temps en temps, souvent sans quitter l’écran des yeux. Vous ne le devineriez jamais, mais cette femme protège discrètement des dizaines d’employés dans le monde entier.
Voici Ira Chowdhury. On l’appelle « la pieuvre » parce qu’elle est partout à la fois.
Mais comment fait-elle pour garder trace de tout le monde ? Ira a trouvé une application Internet et mobile appelée Travel Navigator pour l’aider à maintenir sa réputation tentaculaire.
« Cette pieuvre a une arme secrète », murmure-t-elle.
Développement des activités professionnelles en dehors du bureau
Les principales responsabilités d’Ira sont les employés qui travaillent actuellement en dehors du bureau. Réunions, expositions et autres événements signifient un flux constant d’employés qui se déplacent pour différentes raisons.
« À l’instant même ? » Ira marque une pause et tape sur quelques touches de son ordinateur portable. « J’ai 23 employés à l’extérieur. Dans 14 endroits différents. »
Des petits soucis mais pas de problèmes majeurs
Pour la plupart des voyageurs professionnels, les soucis à l’étranger ne sont pas très différents de ceux qu’ils ont chez eux. Dans une enquête réalisée en 2015, les grands voyageurs professionnels (1 à 5 fois par mois) ont indiqué que la sécurité routière et aérienne était leur principale préoccupation en déplacement. Les gros problèmes comme le terrorisme ne figurent même pas sur leur liste.
Et ces préoccupations ne sont pas sans fondement : en 2018, l’OMS a signalé deux fois plus de décès par an sur la route aux États-Unis qu’au Canada. Différentes normes et législations concernant les limites de vitesse et l’utilisation de la ceinture de sécurité peuvent signifier que le simple fait de traverser la frontière peut augmenter vos risques.
Informations centralisées
Au fil des ans, Ira a testé un certain nombre de services et différents systèmes pour l’aider à suivre son groupe toujours croissant de télétravailleurs et de voyageurs professionnels. « J’avais besoin d’un moyen d’assurer la même obligation de diligence aux employés à l’étranger que ce qu’ils ont dans leur pays », explique-t-elle. « En tant qu’entreprise informatique, une solution technique semblait la plus logique. »
Récemment, elle a découvert Travel Navigator, un service complémentaire aux avantages santé de l’entreprise. « Ça m’a changé la vie » dit-elle.
Grâce au tableau de bord du service de l’employeur, Ira peut suivre les déplacements du personnel sur une carte du monde. Elle peut contacter des groupes d’employés directement en envoyant un SMS ou accéder à l’information sur le terrain pour chacune des villes : météo, services de santé, voire même des alertes sécurité. Le fait d’avoir tout centralisé signifie qu’Ira passe moins de temps à rechercher les informations en ligne.
« Ça n’a pas l’air de faire une grande différence, dit-elle, jusqu’au jour où il y a un problème. »
Le jour de la pieuvre
Quand on lui demande de parler de ce jour-là, Ira soupire. « C’était la folie. Tout est arrivé en même temps. »
Tout d’abord, trois employés en réunion d’une journée à Chicago ont été impliqués dans un accident lorsque leur véhicule de covoiturage a été embouti. Puis, un employé qui travaille à distance depuis le Mexique s’est retrouvé, lui et sa maison, sur la trajectoire d’un ouragan qui approchait. Enfin, une stagiaire qui partait en déplacement pour la première fois pour se rendre à un événement de l’industrie en Allemagne avait perdu son passeport.
« J’avais tous ces messages qui arrivaient » raconte Ira. « Au début, c’était la panique. »
À l’aide de Travel Navigator, Ira a trouvé l’établissement de santé le plus proche à Chicago qui acceptait la couverture médicale de l’entreprise et a envoyé les employés se faire examiner pour détecter d’éventuelles blessures. Elle a consulté les alertes sécurité du Mexique et a aidé son télétravailleur à décider si une évacuation était recommandée. Elle a trouvé des informations sur l’ambassade pour la stagiaire angoissée en Allemagne et l’a aidée à obtenir un passeport de remplacement temporaire.
« C’était impressionnant », raconte Olivia, Directrice des ventes qui se trouvait dans la voiture à Chicago. « Ira nous a contactés immédiatement avec des informations et du soutien. C’était comme si elle était là avec nous. Quand nous avons appris qu’elle faisait ça dans trois pays en même temps… eh bien, nous n’avons pas pu nous empêcher de lui donner ce surnom. »
Ira se redresse sur sa chaise et attrape sa tasse. « Si seulement j’étais une pieuvre », soupire-t-elle. « Je boirais certainement beaucoup plus de thé. »
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https://academic.oup.com/jtm/article-pdf/7/5/227/5166511/jtm7-0227.pdf
https://globalnews.ca/news/3926632/traffic-crashes-travelling-canada/
https://www.nsc.org/work-safety/tools-resources/injury-facts/chart
https://www.who.int/violence_injury_prevention/road_safety_status/2013/facts/en/
https://extranet.who.int/roadsafety/death-on-the-roads/#country_or_area/USA
https://extranet.who.int/roadsafety/death-on-the-roads/#country_or_area/canada
